Il mondo ha a che fare con una pandemia globale che, oltre ai problemi di salute, solleva anche domande su come vivere e lavorare insieme. I governi dei paesi più colpiti hanno già raccomandato che i dipendenti rimangano a casa ovunque possibile. Molte aziende tecnologiche hanno costretto i loro dipendenti a lavorare da casa o almeno hanno offerto loro l’opportunità di farlo. Ma come si fa a soddisfare esattamente le esigenze tecniche per garantire che le attività quotidiane, la comunicazione necessaria e l’accesso versatile ai dati richiesti siano possibili da remoto? Di seguito sono riportate alcune delle esperienze che Paessler ha avuto nell’impostazione del nostro piano di lavoro a distanza durante la crisiSARS-CoV-2, alias il romanzo coronavirus e la causa di COVID-19.
Sebbene potremmo già lavorare in remoto di tanto in tanto prima di questa crisi, ora ci troviamo di fronte a questa sfida. Vorremmo condividere le nostre esperienze e ciò che abbiamo imparato. Per alcuni contesti, leggi le misure che abbiamo adottato in Paessler e come stiamo attualmente lavorando .
Prima di iniziare con le prime considerazioni, è necessario definire un team di crisi che abbia una visione d’insieme della situazione attuale dell’azienda e crei le basi per tutte le ulteriori azioni. I seguenti passaggi dovrebbero fungere da linea guida per preparare l’infrastruttura IT:
Passaggio 1: dipartimenti aziendali critici
Considera quali dipartimenti sono più importanti per il successo dell’azienda e per mantenere il core business. Questo varierà da una società all’altra ed è veramente difficile generalizzare. Nel nostro caso, consideriamo critici i nostri team di supporto e vendita; anche in una situazione come questa, dobbiamo garantire che il supporto regolare per i nostri clienti sia garantito e che il team di vendita sia in grado di lavorare senza restrizioni. Come con qualsiasi altra società, le operazioni commerciali non devono essere limitate o neppure interrotte. Tutti questi dipartimenti critici devono essere in grado di lavorare da casa. E ricorda che deve essere fornito anche supporto interno per i tuoi dipartimenti.
Passaggio 2: hardware e software
Creare un elenco di tutti i dipendenti per dipartimenti definiti nel passaggio 1 e verificare se tali dipendenti dispongono già di un dispositivo mobile e degli accessori necessari. Questi includono webcam e cuffie, ad esempio. Determinare se è possibile fornire ai dipendenti che lavorano in una workstation un dispositivo mobile (ad esempio, tramite l’inventario esistente) o se sono disposti a utilizzare le proprie apparecchiature private. Nota anche in questo elenco quali software saranno necessari ai tuoi colleghi durante il normale funzionamento e le applicazioni minime che devono essere disponibili per consentire loro di lavorare da casa.
Un esempio: il tuo reparto contabilità può gestire i bonifici bancari? Il dipartimento risorse umane è in grado di gestire gli stipendi? È richiesto hardware specifico come un dongle USB?
Passaggio 3: l’accesso remoto
Ora è stata data la priorità ai dipartimenti e definito le applicazioni necessarie. In questo passaggio dovresti pensare alla tua infrastruttura IT. In circostanze normali, probabilmente solo una determinata percentuale di dipendenti accederà ai sistemi IT da casa o in viaggio. E se quasi tutti i dipendenti avessero bisogno dell’accesso remoto, allo stesso tempo?
Probabilmente avrai una o anche più delle seguenti soluzioni in uso per renderlo possibile:
- Accesso diretto
- Accesso remoto (Servizi terminal)
- Connessione VPN
Ma indipendentemente da come i tuoi colleghi accedono alla rete aziendale dall’esterno, una domanda viene prima di tutte le altre:
“La larghezza di banda del tuo ISP è sufficiente per tale emergenza?”
Se in passato hai ricevuto lamentele da parte di dipendenti che l’accesso dall’esterno è molto lento o addirittura impossibile, dovresti concentrarti su questo problema prima di ogni altra cosa. PRTG Network Monitor offre diversi modi per tenere d’occhio l’utilizzo della larghezza di banda . Ad esempio, è possibile determinare rapidamente se un client o un server sta causando un traffico insolitamente elevato e reagire di conseguenza. Ciò consente di determinare facilmente se è necessario un aumento della larghezza di banda quando improvvisamente più colleghi del solito devono accedere alla propria rete da casa.
Passaggio 4: licenze e altri aspetti importanti
Quasi altrettanto importante di una connessione valida e stabile è la tua licenza. A che serve la connessione Internet perfetta se i tuoi colleghi non hanno l’autorizzazione a causa di licenze insufficienti? Abbiamo anche dovuto renderci conto che il numero di licenze attualmente disponibili non sarebbe sufficiente per consentire a tutti i dipendenti di accedere alla nostra rete da casa o in viaggio. Quindi abbiamo dovuto anche aggiornare le licenze per coprire l’aumento del numero di accessi.
Il firewall (gateway) è configurato correttamente (accessibile dall’esterno) e adeguatamente dimensionato? È necessario considerare i seguenti punti aggiuntivi:
- Gli switch backbone e gli switch di giunzione sono configurati correttamente?
- Sono disponibili licenze sufficienti, in particolare per quanto riguarda l’accesso remoto?
- Tutti i server (ad es. Terminal Server, Direct Access Server, …) richiesti in questo contesto sono sufficientemente dimensionati?
- È necessaria l’autenticazione a più fattori (AMF)? In tal caso, tutti i dipendenti sono registrati per questo?
- Alcuni dipendenti necessitano urgentemente di una connessione VPN perché non è possibile eseguire o accedere a un’applicazione tramite Accesso diretto? Ad esempio: applicazione softphone o file server?
- Esiste un rischio generale di sovraccarico a causa di un maggiore accesso (sia hardware che software)?
Passaggio 5: funzionamento a secco
Se possibile, eseguire un test prima che si verifichi l’emergenza al fine di identificare i punti deboli e poterli correggere in tempo. In questo modo è possibile determinare se è garantita la base per un’operazione remota a livello aziendale. Ciò significa non solo esecuzioni di test IT interni, ma anche esecuzioni di test utente. Lascia che i tuoi colleghi provino se possono lavorare da casa. Inoltre, hai l’opportunità di adattare in tempo il dimensionamento della tua infrastruttura IT e puoi essere pronto per un tale scenario.
In questo momento, non solo ci stiamo confrontando con questo argomento, ma quasi tutte le aziende lo sono. Dobbiamo tutti affrontare le nuove sfide e usare saggiamente il tempo per prepararci bene. Tutto ciò dimostra quanto sia importante monitorare l’infrastruttura IT. Questo articolo potrebbe non essere la guida universale e perfetta, ma forse questi suggerimenti e informazioni possono aiutarti a far funzionare la tua attività.
Che cosa hai fatto per garantire la continuità aziendale? Per favore condividi i tuoi consigli.